REGISTROS CONTABLES 2: DOCUMENTOS COMERCIALES

DOCUMENTOS COMERCIALES

son todos los comprobantes realizados por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.

Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.

Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

SOPORTES CONTABLES
SOPORTES

CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:

* Nombre o razon social le la empresa que lo emite.

* Nombre, numero y fecha del comprobante .

* Descripción del contenido del documento.

* Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

DOCUMENTOS EN SIIGO

En SIIGO encontraremos los documentos identificados con letras , los hay contables y extra contables.

DOCUMENTOS CONTABLES

Son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa; se pueden imprimir las veces que se requieran dependiendo de las necesidades de la empresa.

• A – AJUSTES POR INFLACIÓN

Permite contabilizar los ajustes por inflación y demás partidas ajustables por inflación. Además este tipo de documento permite contabilizar los ajustes por diferencia en cambio cuando la empresa maneja moneda extranjera.

• B – ORDEN DE PRODUCCIÓN

Documento utilizado en el módulo de Producción, para realizar la apertura de órdenes de producción.

• C – NOTA CRÉDITO

Registra las notas crédito bancarias y las devoluciones de factura de venta cuando se realizan en diferente periodo contable con el fin de afectar cada una de las cuentas contables de forma manual.

• D – NOTA DÉBITO

Registra las notas débito bancarias y las devoluciones de factura de compra cuando se realizan en diferente periodo contable con el fin de afectar cada una de las cuentas de forma manual.

• E – NOTA DE ENTRADA

Permite hacer el ingreso de mercancía a las bodegas cuando se maneja el cruce de documentos con la factura de compra.

• F – FACTURA DE VENTA

Documento contable que permite registrar la venta de productos y/o servicios; afectando la correspondiente carga tributaria, ventas y costos; dependiendo el cruce de documentos que maneje la empresa, también puede descargar los inventarios.

• G – COMPROBANTE DE EGRESO

Permite contabilizar los diferentes pagos a proveedores, pagos por gastos generales y anticipos a proveedores.

• H – NOTA DE SALIDA

Permite dar salida de los producto en el inventario cuando esta se presente por cualquier situación diferente a una venta. Ejemplo: Obsequios, perdida de mercancía, etc.

• J – NOTA DE DEVOLUCIÓN

Permite contabilizar las devoluciones de mercancías registradas en la factura de venta dentro del mismo periodo contable.

• K – MINUTAS

Documento únicamente utilizado en el modulo de Producción. Permite hacer el cargue de la mano de obra y los costos indirectos de fabricación en las ordenes de producción.

• L – OTROS

Permite registrar contablemente los demás conceptos que no aparecen en este listado de documentos.

Ejemplo: Consignaciones, Parafiscales, Provisiones, Depreciaciones, Amortizaciones, Cierre de año, Saldos iniciales, etc.

• N – NOTA INTERNA

Contabiliza las notas internas de contabilidad.

• O – NOTA DE PRODUCCIÓN

Permite registrar la transformación de materia prima a producto terminado.

• P – REGISTRO DE COMPRAS

Documento contable que permite registrar las compras de inventarios, servicios y activos fijos o propiedad, planta y equipo; afectando la correspondiente carga tributaria y compras; para el caso de los productos dependiendo del cruce de documentos que maneje la empresa, también puede cargar los inventarios

• R – RECIBO DE CAJA

Contabiliza el ingreso de dinero por cancelación de facturas, ingreso por otros conceptos y anticipos hechos por parte de los clientes.

RECIBO DE CAJA

• S – NOTA DE REMISIÓN

Registra la salida al inventario que posteriormente va a ser cruzada con la factura de venta.

• T – NOTA DE TRASLADO

Permite mover mercancía de una bodega a otra.

• U- DEVOLUCIÓN DE COMPRAS

Permite contabilizar las devoluciones de mercancías registradas en la factura de compra dentro del mismo periodo contable.

DOCUMENTOS EXTRA CONTABLES

Son los soportes que permiten registrar solicitudes, no afectan la contabilidad y se pueden generar varios informes de estos documentos.

• V – COTIZACIÓN

Documento extracontable que permite hacer la presentación de los productos y/o servicios de la empresa.

• Y – ORDEN DE COMPRA

Documento extracontable que permite hacer la solicitud de productos y/o servicios a los proveedores.

• Z – ORDEN DE PEDIDO

Documento extracontable que permite ingresar al sistema las solicitudes de productos y/o servicios realizadas por los clientes.

• I – REQUISICIÓN

Documento extracontable; aplica únicamente para el Modulo de Activos Fijos permitiendo realizar la solicitud interna de un activo fijo al departamento de compras o responsable de la adquisición del bien.

• M – ORDEN DE COMPRA ACTIVOS FIJOS

Documento extracontable únicamente aplica para el Modulo de Activos Fijos, que permite hacer la solicitud de activos fijos a los proveedores

PROCESO DE COMPRA