REGISTROS CONTABLES 2: CAJA MENOR

FONDO DE CAJA MENOR

es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.

El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que los pagos menores en todas las empresas son diferentes.

Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementación de cierta políticas, como por ejemplo

Que por este fondo se harán pagos que no superen determinado monto.

Que determinados pagos, sin importar su monto, no se deben realizar por caja menor.

seleccionar personal de confianza para ser responsable del fondo

CONSTITUCIÓN DEL FONDO DE CAJA MENOR

Su aprobación se hará en reunión de Junta Directiva y como prueba de ello se hará constar en el acta que se eleve de dicha reunión y que será firmada para su validez. Cualquier modificación del monto estipulado se hará en reunión de Junta Directiva y su modificación deberá hacerse constar en el acta respectiva, copia de la parte pertinente será enviada al responsable de su manejo para su inmediato cumplimiento.

EJEMPLO:

ACTA Nº 07

Siendo hoy 01 de Mayo de 2014 a las 11:30 AM en la ciudad de Bogota, se hace inicio a la presente reunión en la sala de juntas de nuestra empresa ubicada en la transversal 88 Nº 46G-03 sur.

ORDEN DEL DIA

1. Verificación del Quorum

2. Lectura y aprobación del acta anterior.

3. Apertura de caja menor

4. Monto de la caja menor

5. Responsable del manejo de la caja menor

6. Valor máximo a pagar por caja menor

7. Base mínima para el reembolso de la caja menor

1. Verificación del Quorum:

Se ha verificado el Quorum, el único faltante a la reunión es el señor Juan Rulfo (Representante de servicios generales).

2. Lectura y aprobación del acta anterior:

Todos los asistentes estuvieron de acuerdo con la lectura del acta Nº06 efectuada en la anterior sesión.

3. Apertura de caja menor:

La presente reunión se realiza por motivo de hacer apertura al fondo de caja menor de la empresa la cual estará vigente a partir del 01 de mayo de 2014 ; los arqueos se realizaran cada quince días para verificar el buen control de la caja.

4. Monto de la caja menor:

La caja menor tendrá un monto total de $300.000

5. Responsable de la caja menor:

La caja menor será manejada por la secretaria administrativa; llegado el caso que esta primera responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o por cualquier otro motivo no pueda hacerse cargo de esta, la caja pasara a manos del/la tesorero/a.

6. Valor máximo a pagar por caja menor:

Se ha acordado que el valor máximo a pagar por caja menor es de $75.000 que corresponde al 25% del monto total de la misma.

7. Base mínima para el reembolso de la caja menor:

Se convino que el reembolso tendrá que ser exigido al haber utilizado el 70% del monto total de la caja menor, es decir al poseer tan solo $90.000.

KAREN ALGA TORRES PACO MARIA RODRIGUEZ

Presidenta Secretario

REGLAMENTO FONDO FIJO DE CAJA MENOR

OBJETO. El presente reglamento tiene por objeto impartir las instrucciones necesarias para el manejo del fondo fijo de caja menor de la empresa, se regirá por las cláusulas en él estipuladas y su cumplimiento será obligatorio para todo aquel que la empresa designe encargado de su manejo.

PRIMERO. CREACION Y MONTO. La creación del fondo fijo de caja menor se hará mediante expedición de cheque de la empresa a favor del responsable de dicho fondo, con el debido comprobante de egreso y mediante entrega del reglamento del mismo. El monto de la caja menor será fijo hasta tanto no se apruebe nada en contrario, su valor ascenderá a la suma de TRESCIENTOS MIL PESOS M/CTE ( $ 300.000). Su aprobación se hará en reunión de Junta Directiva y como prueba de ello se hará constar en el acta que se eleve de dicha reunión y que será firmada para su validez. Cualquier modificación del monto estipulado se hará en reunión de Junta Directiva y su modificación deberá hacerse constar en el acta respectiva, copia de la parte pertinente será enviada al responsable de su manejo para su inmediato cumplimiento.

SEGUNDO. RECIBOS DE CAJA MENOR. Los documentos soporte del fondo fijo de caja menor relacionados con los gastos incurridos serán las facturas o recibos debidamente firmados por el respectivo beneficiario del pago y tendrán el membrete de la empresa en donde se relacione el nombrey el Nit de la misma.

TERCERO. AUTORIZACION DE GASTOS. Toda erogación o gasto de caja menor deberá corresponder a gastos transporte urbano, formularios , fotocopias.

CUARTO. PAGOS AUTORIZADOS POR CAJA MENOR. Se autorizan los pagos debidamente soportados contablemente con facturas, cuentas de cobro, tiquetes de registradora y en fin cualquier documento que represente legalmente la erogación o gasto, siempre que dicho pago no exceda de SETENTA Y CINCO MIL PESOS M/CTE.

QUINTO. REINTEGRO ORDINARIO DE GASTOS. El fondo fijo de caja menor será reembolsable una vez agotados sus fondos hasta en un la suma de DOSCIENTOS DIEZ MIL PESOS MCTE($210.000), caso en el cual se debe solicitar su reembolso, una vez llegado al tope previsto de gastos soportados por los recibos correspondientes.

SEXTO. REINTEGRO EXTRAORDINARIO. Todos los meses y para efectos de cumplir el principio contable de prudencia y que los gastos queden debidamente registrados en el mes en que se originaron, se hará necesario hacer un reintegro contable de los mismos, para el efecto la persona encargada del manejo del fondo fijo de caja menor, presentará al Contador, una relación similar a la requerida para el reintegro del Fondo, a fin de ordenar allí por código los gastos efectuados y que no han sido reembolsados hasta la fecha. Quedando claro que este reintegro no origina reembolso de caja menor si el monto allí discriminado no es significativo ni se aproxima al monto de gastos fijado de CIENTO VEINTE MIL PESOS MCTE ($120.000).

SEPTIMO. FORMA DE REINTEGRO. Para el efecto de solicitud de reembolso del fondo fijo de caja menor, se deberá realizar un soporte contableque se anexará al respectivo comprobante de egreso en donde se relacionarán adecuadamente los recibos de caja menor ordenados por concepto y código contable, discriminación del gasto, valor de la erogación, total de recibos de caja menor pagados cuyo valor será el solicitado como reembolso, dicho soporte contable estará debidamente firmado por: quien lo elabora es decir el encargado del fondo de caja menor, el ordenador del gasto el Gerente y quien lo revisa el Contador o Revisor Fiscal de la empresa.

OCTAVO. LIQUIDACION DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR. En caso de que la empresa quiera cancelar o dar por terminado dicho fondo de caja menor, se hará mediante envió de la parte pertinente del acta de reunión de Junta Directiva en cuya reunión se tomó tal determinación al encargado de su manejo, para que una vez notificada su cancelación proceda a realizar el último reembolso contable del fondo fijo de caja menor y reintegrar mediante recibo de caja el dinero existente en el fondo fijo de caja menor, en todo caso los recibos de caja diligenciados y registrados en el documento contable junto con la devolución del dinero sobrante deberá ascender al monto del fondo de caja menor aquí expresado es decir a la suma de TRESCIENTOS MIL PESOS M/CTE ( $ 300.000).

NOVENO. LEGALIZACION DE LA CANCELACIÓN. Una vez reintegrado el dinero sobrante y registrado el documento contable deberá expedirse PAZ Y SALVO de la empresa a favor de la persona encargada del manejo del fondo de caja menor, para efectos de probar su lealtad y honorabilidad en su manejo.

ENTREGA DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR

ACTA DE ENTREGA FONDO FIJO DE CAJA MENOR

FOGF004

En la fecha se constituye el fondo de Caja Menor por el valor equivalente a $ _______________ (valor en letras) __________________________________________________________m/cte.

el cual estará bajo la responsabilidad de: ________________________________ identificado como aparece en al pie de su firma, Funcionario(a) del área _____________________ y que ocupa el cargo de _________________________________ quien declara haber recibido el cheque No. ______________ del Banco ___________________________ por la suma de $____________ (valor en letras) __________________________________________________________m/cte.

así como el Reglamento de Caja Menor.

En constancia se firma en _____________________ a los ______ días del mes de ___________ de 200__

Entrega:		Recibí:
Nombre(s):		Nombre(s):
Apellido(s):		Apellido(s):
Cédula:		Cédula:

Firma		Firma

MODELO ACTA DE ENTREGA FONDO CAJA MENOR

CONTABILIZACIONES FONDO DE CAJA MENOR

Constitución del fondo de caja menor

Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco y se constituye el fondo, de modo que la contabilización será:

110510 CAJA MENOR	300.000
111005 BANCO NACIONAL		300.000

Reembolso de caja menor

Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado.

En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de

los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.

La contabilización del reembolso será:

51XXXX Gasto según relación y soporte	80.000
111005 BANCO NACIONAL		80.000

Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algún reembolso, de ahí que se considera como un fondo fijo.

El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que según los principios de causación y realización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura , lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.