LIBROS DE CONTABILIDAD

LIBROS OFICIALES DE CONTABILIDAD

                       

Los Libros Oficiales son documentos donde se registran las transacciones y hechos económicos que constituyen el sistema contable y son el fundamento de los Estados Financieros; la forma de llevar los libros de contabilidad se establece en el Decreto 2649 de 1993

Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos. (CÓDIGO DE COMERCIO TÍTULO IV.CAPÍTULO I. ART 48-67)
(DECRETO 2649 DE 1993 TITULO TERCERO -ART 123 AL 135)

CÓDIGO COMERCIO LIBROS DE CONTABILIDAD
DECRETO 2649 LIBROS DE CONTABILIDAD

LIBROS OFICIALES

            

CÓDIGO DE COMERCIO TÍTULO IV.

CAPÍTULO I. ART 48-67

PARA PERSONAS NATURALES

 a) Libro Mayor y Balance

 b) Libro Diario 

c) Libro de Inventarios y Balance

PARA SOCIEDADES

 a) Libro Mayor y Balances 

b) Libro de Inventarios y Balances 

c) Libro Diario

d) Libro de Actas de Asamblea, de Registro de Socios, de Asambleas y de Juntas, según el caso

REGISTRO DE LIBROS DE CONTABILIDAD

El  decreto ley 0019  del 10 de enero de 2012 modifico varios artículos del Código de Comercio, dentro de los cuales se encuentra el artículo 28 donde se enumeran las personas, actos y documentos que se deberán inscribir en el registro mercantil, señalando en el numeral 7 “Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles; 

Después de la modificación realizada por el artículo 175 del mencionado decreto antitrámite, el numeral 7 quedo así “Los  libros  de  registro  de  socios  o  accionistas,  y  los  de  actas  de  asamblea  y juntas de socios”.

Como se puede advertir en el nuevo texto de la normatividad comercial, los libros de contabilidad y las actas de las juntas directivas de las sociedades comerciales no deberán inscribirse en el registro mercantil, porque el Gobierno Nacional ha considerado que el registro de esos documentos es innecesario; Por lo tanto, a partir del 10 de enero de 2012 todos los comerciantes no deberán registrarlos en las cámaras de comercio de su respectiva jurisdicción.

En consecuencia a lo anterior, en materia tributaria es viable interpretar que para los comerciantes también fue eliminado el requisito de registro de los libros de contabilidad para que la misma constituya prueba, conforme el numeral 1 del artículo 774 del Estatuto Tributario.

Cabe anotar que para el caso de los obligados a registrar los libros de contabilidad ante la administración de impuestos (no comerciantes), deberán continuar cumpliendo con dicha actividad y será requisito para que su contabilidad sirva de prueba.

De acuerdo a las otras modificaciones realizadas al Código de Comercio, la tendencia es a regular los libros de contabilidad y de comercio que podrán ser llevados en archivos electrónicos, indicando que su registro será conforme a la reglamentación expedida por el Gobierno Nacional.

Las personas que ejercen profesiones liberales,  si desean llevar contabilidad y que esta sea válida al menos para efectos tributarios, tienen que registrar sus libros de contabilidad en la Dian.

Esto se debe a que el ejercicio de una profesión liberal no es una actividad mercantil,  según lo dice el numeral 5 del artículo 23 del código de comercio::

REGISTRO DE LIBROS EN LA DIAN

DCTO. LEY 019 DE 2012 ANTITRAMITES- LIBROS DE CONTABILIDAD

FENALCO LEY ANTITRAMITES LIBROS DE CONTABILIDAD

LEGIS LEY ANTITRAMITES LIBROS DE CONTABILIDAD

IMPORTANTE

¡Solamente se pueden registrar libros en blanco, SIN información impresa o escrita en forma manual.¡

REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS LIBROS OFICIALES

Los requisitos que deben cumplir los libros oficiales son:

•  Garantizar la autenticidad e integridad de su información, de acuerdo con el uso a que se destinen deben llevar una numeración sucesiva y continua

•  Los libros oficiales deben llevarse impresos en los folios registrados ante la autoridad correspondiente

•  Quienes utilicen el sistema computarizado están obligados a tener libros impresos al día, además de los libros oficiales, los libros auxiliares los cuales sirven de soporte para conocer las transacciones individuales registradas.

•  De acuerdo con el Código de Comercio y el Decreto 2649 de 1.993 cuando la ley así lo exija, para que puedan servir como prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades competentes en el lugar del domicilio principal.

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LIBRO DIARIO

LIBRO MAYOR Y BALANCE

Los libros que se lleven de manera electrónica deberán cumplir con los siguientes parámetros:

-       Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.

-       Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado.

-       Que se pueda determinar el origen, 

- la fecha y hora en que fue producido el documento.

NORMAS DECRETO 2649 DE 1993 REFERENTE A LIBROS DE CONTABILIDAD

Art. 127.  Los libros deben exhibirse en el domicilio principal del ente económico.

Art. 128. En los libros esta prohibido:

I . Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren.

2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no se consideran “espacios en blanco” los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados .

3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.

4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.

5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

Art. 134. Conservación y destrucción de los libros.

 Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.

Salvo lo dispuesto en normas especiales,




los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del ultimo asiento, documento o comprobante. 



No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. 









El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por e] término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.

Art. 135. Pérdida y reconstrucción de los libros.



El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravió o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.

RECONSTRUCCION

Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravió o destrucción, 

tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.